Podpis Kwalifikowany dla Kadrowej
E-akta osobowe - jak je prowadzić i jakie korzyści płyną ze stosowania podpisu kwalifikowanego?
Od 2019 roku firmy mają możliwość prowadzenia akt osobowych pracowników w formie elektronicznej. Oznacza to, że pracodawcy mają możliwość całkowitej rezygnacji z papierowych dokumentacji pracowniczych. Digitalizacja akt osobowych wymaga jednak korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej.
Co to są e-akta osobowe?
E-akta osobowe, czyli elektroniczne akta osobowe, są prawnie zrównane z dokumentami przechowywanymi w formie papierowej. W ten sposób osoby zajmujące się sprawami kadrowymi w firmach zyskały pełną możliwość cyfryzacji informacji dotyczących pracowników.
Jak prowadzić elektroniczne akta osobowe?
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, akta każdego pracownika powinny być podzielone na 4 części dotyczące:
- rekrutacji
- przebiegu zatrudnienia
- ustania stosunku pracy
- wszelkich kar porządkowych nakładanych na pracownika
Sporządzając elektroniczne akta pracownicze, należy kierować się następującymi zasadami:
- Pliki w e-aktach osobowych powinny być integralne, czyli zabezpieczone tak, aby nie było możliwości wprowadzenie w nich zmian.
- Elektroniczne akta osobowe muszą być administrowane wyłącznie przez upoważnione osoby w przedsiębiorstwie.
- Pliki muszą być odpowiednio chronione, aby nie uległy utracie lub uszkodzeniu.
- System do przechowywania plików powinien zbierać informacje o osobach, które przeglądały dokumenty.
- Dokumenty powinny być tak przygotowane, aby można było wyszukiwać je po metadanych.
- Do każdego pracownika w firmie powinien być przyporządkowany jeden folder z pełną dokumentacją pracowniczą.
Jakie dokumenty pracownicze można przechowywać w formie elektronicznej?
Cyfryzacja pracowniczych akt osobowych nie musi obejmować całej dokumentacji. Pracodawca może cały czas decydować, które części akt będzie przechowywał w formie elektronicznej, a które w formie papierowej.
Do dokumentów kadrowych, które mogą zostać przygotowane w wersji elektronicznej należą m.in.:
- dokumenty związane z prowadzeniem ewidencji
- protokoły odbioru
- delegacje
- wnioski urlopowe
- rozliczenia rachunków
- potwierdzenia doręczenia PIT-11
- za świadczenia chorobowe
- umowy o pracę
Jak podpisywać elektroniczne akta osobowe?
Każdy pracodawca, chcący prowadzić e-akta, musi zaopatrzyć się w kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, które można uzyskać kontaktując się z specjalistami BezSkazy.org.
Przygotowanie akt następuje poprzez stworzenie odpowiednich plików, które następnie zostają podpisane za pomocą jednego z wymienionych narzędzi.
Elektroniczny podpis kwalifikowany - korzyści dla kadr i działów HR
Stosowanie kwalifikowanych usług zaufania, tj. pieczęci i podpisu elektronicznego, wiąże się z szeregiem korzyści i ułatwień w codziennej pracy kadr i osób odpowiedzialnych za HR w firmie. Do najważniejszych zalet należą:
- Mniejsze koszty pracy i oszczędności czasowe: Zatrudnienie nowego pracownika, który mieszka daleko od centrali biura i pracuje zdalnie, jest kosztowne. Koszt dojazdu do siedziby w celu podjęcia zatrudnienia i ewentualnego noclegu może wynieść nawet kilka tysięcy złotych. Zawarcie umowy w sposób elektroniczny nie generuje dodatkowych wydatków i jest niezwykle komfortowe dla obu stron.
- Mniej pomyłek: Przepisywanie danych z kwestionariuszy osobowych wypełnionych ręcznie to często duży problem dla pracowników kadr. Kopiowanie danych z dokumentów elektronicznych podpisanych podpisem kwalifikowanym przez pracownika pozwala uniknąć wielu niepotrzebnych błędów, np. w numerach rachunków bankowych.
- Efektywniejsza praca: Tradycyjny obieg dokumentów zajmuje zdecydowanie więcej czasu niż wysyłka e-Akt drogą mailową. Korzystając z usług zaufania, można przyspieszyć wiele procesów w firmie i wykorzystać zaoszczędzony czas na inne czynności w działach HR lub rozwój.
- Możliwość konfiguracji z systemami ERP: Usługi zaufania można zintegrować z wewnętrznymi aplikacjami w przedsiębiorstwach, co znacznie usprawnia procesy biznesowe. W ten sposób dokumenty wychodzące z systemów dział
